Kebenaran Tentang Sistem Manajemen Dokumen

Jika Anda telah meneliti “sistem manajemen dokumen” di Internet baru-baru ini, Anda mungkin menemukan bahwa kebanyakan orang berasumsi bahwa frasa itu hanya berarti proses pemindaian dokumen Anda, membuat file elektronik, dan mengelola file tersebut di komputer. Bukan itu masalahnya.

Meskipun memindai dan memelihara file gambar adalah salah satu cara untuk mengelola dokumen dan dokumen perusahaan Anda, ini bukan satu-satunya sistem manajemen dokumen yang tersedia – juga bukan yang terbaik, paling efisien, atau paling hemat biaya.

Sistem manajemen dokumen, dalam definisi istilah yang paling benar dan paling sederhana, adalah sistem yang digunakan untuk mengelola dokumen. Apapun bentuk sistem itu.

Apa yang kebanyakan orang tidak tahu adalah bahwa hanya ada 5 hal yang dapat mereka lakukan dengan selembar kertas:
(1) melemparkannya
(2) menumpuknya
(3) mengarsipkannya menurut abjad
(4) memindai atau
(5) mengindeksnya

Ingat sistem pengarsipan alfabet tradisional yang menurut semua orang adalah satu-satunya cara untuk mengajukan selama ratusan tahun? Ini adalah sistem manajemen dokumen yang disederhanakan.

Kemudian datanglah sistem numerik, yang tidak pernah benar-benar populer di masyarakat umum, tetapi sesuai dengan kebutuhan beberapa perusahaan. Itu juga merupakan sistem manajemen dokumen.

Dan kemudian manajer kantor menjadi pintar dan menggabungkan keduanya, yang sangat efektif untuk kantor dokter dan semacamnya. Tebak apa namanya? Anda mengerti. Sistem manajemen dokumen.

Sistem apa pun yang Anda gunakan untuk mengelola file Anda adalah sistem manajemen dokumen dengan definisi yang paling sederhana. Apakah itu berarti cara Anda mengelola file adalah metode yang paling efektif, paling efisien, atau paling hemat biaya? Belum tentu.

Jika Anda kembali ke mesin pencari itu dan meneliti sistem manajemen dokumen yang paling ekonomis, Anda mungkin akan terkejut. Salah satu biaya tersembunyi terbesar yang dihadapi banyak bisnis adalah biaya yang terkait dengan pengelolaan kertas di kantor mereka.

Siapa pun yang pernah berurusan dengan pengarsipan kantor menyadari betapa beratnya tugas itu. Anda tidak hanya harus memutuskan cara mengajukan dokumen, tetapi juga di mana, dan kemudian menemukan lokasi dalam urutan yang tepat untuk file tersebut. Selain itu, Anda harus dapat menemukan file dengan cepat saat diperlukan lagi. Biaya tenaga kerja saja dapat bertambah dengan cepat.

Misalnya, seorang karyawan $ 15 per jam membutuhkan waktu lima menit untuk berjalan ke lemari arsip, mencari dan menemukan file yang dibutuhkan, mengambil informasi yang diperlukan, mengganti file, dan kembali ke mejanya. Jika dia harus membawa file bersamanya untuk mengumpulkan informasi tambahan, dia kemudian harus kembali ke lemari file dan mengganti file juga sehingga waktunya bisa lebih lama, tetapi lima menit adalah angka yang mudah untuk dikerjakan.

Dengan asumsi dia hanya menangani lima file sehari – dan banyak karyawan menangani lebih banyak lagi! – totalnya lebih dari 108 jam setiap tahun yang dihabiskan oleh seorang karyawan untuk pengarsipan. Dengan $ 15 per jam, itu membuat perusahaan membayar lebih dari $ 1.600 setahun untuk pengajuan! Gandakan itu menjadi sepuluh file per hari, dan totalnya melonjak menjadi 216 jam dan $ 3.200 … Untuk waktu pengajuan satu karyawan! (Dan berapa banyak karyawan yang Anda miliki?)

Dengan sistem pengarsipan terindeks terkomputerisasi, karyawan tersebut dapat menemukan file yang dibutuhkan sebelum meninggalkan mejanya, yang akan sangat mengurangi waktu pengarsipannya. Tambahkan ke kenyamanan untuk dapat menempatkan file di slot pengarsipan terbuka berikutnya tanpa perlu mengatur ulang file, atau memasukkan folder “hanya satu lagi”, dan Anda memiliki sistem manajemen dokumen yang jauh lebih efisien dan hemat biaya .

Sistem pengarsipan seperti itu juga akan menghilangkan biaya yang terkait dengan dokumen yang hilang yang harus dibuat ulang jika tidak dapat ditemukan. Beberapa ahli menganggap ini bisa menghabiskan biaya hingga $ 250 per file!

Janet Baker mengundang Anda untuk mengatur file kertas Anda sekali dan untuk selamanya. Untuk mengetahui lebih lanjut, kunjungi http://www.thepapertiger.com .

Perangkat lunak Paper Tiger Document Management dan Filing System adalah sistem pengindeksan yang sangat kuat namun sederhana yang benar-benar akan merevolusi hubungan Anda dengan lemari arsip Anda. Sistem pengarsipan bekerja seperti mesin pencari untuk file kertas Anda!

Anda dapat memulai dengan sesedikit atau sebanyak mungkin file sesuka Anda dengan hanya membuat indeks Anda ke dalam database perangkat lunak dan mencetak label yang menyertainya. Kemudian, saat Anda menambahkan file baru, cukup tambahkan ke database Anda dan Anda akan mendapatkan solusi manajemen dokumen yang lebih efisien dan hemat biaya.

(c) 2010 oleh Janet Baker